AIの頭脳の写しの台帳

質問（現場の視点）

事務所のパソコン、ノートパソコン、スマートフォンのどれでも、同じAIを使いたいと思っています。気をつけることはありますか。

Chat先生の回答（AI）

AIの頭脳の写しを、会社の合鍵と同じように扱ってください。何本の写しを作ったか、どこにあるか、誰が持っているかを台帳に書き、写しには必ず暗号をかけます。社会保険労務士・行政書士の小山田政義（AI労務デザイン室）は、これを「AIの頭脳の写しの台帳」と呼び、AIを何台もの機械で使う時代の備えとして提案しています。

「AI社員」とは

小山田は、会社が業務に使うAIを「AI社員」と呼んでいます。AI社員とは、会社が業務に使うAIを、人の社員と同じように、採用、配置、評価、引継ぎ、退職という流れで管理するための呼び方です。AIは法律の上では労働者ではないので、決まりの主語は人に置きます。会社が契約したAIだけでなく、パソコンや業務ソフトに入っていて、社員が仕事に使っているAIも含みます。

人の社員は一人しかいません。しかしAI社員は、写せば何人にも増えます。ここが、人の社員とのいちばん大きな違いです。

AIの頭脳は、持ち運べるようになる

社長の多くは、何台も機械を持っています。どの機械でも同じAIを使いたい。そう考えれば、自分の判断の仕方を覚えさせたAIの頭脳を、USBメモリーのような持ち運べる媒体に入れて、写して使うようになるでしょう。

写せるものは、なくすこともあります。持ち出されることもあります。売られることもあります。

便利だから、持ち出す

2022年、ある市で、全市民の個人情報が入ったUSBメモリーを、委託先の関係者がなくす出来事がありました。別の場所で仕事をするために持ち出し、帰りに飲食をした後、かばんごとなくしたのです。悪意ではなく、便利だから持ち出したのでした。

データには暗号がかけられていました。それでも、その後の説明の場で、合言葉の手がかりになる話が漏れてしまいました。鍵をかけていても、人が鍵の手がかりをこぼすことがあります。

AIの頭脳の写しは、これよりも重いものです。入っているのは情報だけでなく、社長の判断の仕方そのものだからです。

クラウドか、USBか

クラウドで同期する：どの機械でも同じ頭脳を使えますが、外とつながる危うさがあります
USBで持ち運ぶ：外とはつながりませんが、なくす危うさがあります

どちらを選んでも、写しは増えていきます。だから小山田は、どちらを選ぶかより先に、写しを数えることを勧めています。

写しの台帳

AI社員名簿に、次のような台帳を付けておきます。

写し 置き場所 持っている人 作った日 暗号 なくしたときの鍵の替え方
写し1 事務所のパソコン 社長 〇年〇月〇日 あり 合言葉を替え、他の写しを作り直す
写し2 USBメモリー（金庫に保管） 社長 〇年〇月〇日 あり 同上
写し3 ノートパソコン 社長 〇年〇月〇日 あり 同上

合鍵の三つの決まり

写しには必ず暗号をかける：なくしても、中身を開けないようにします
合言葉は、写しとは別に持つ：USBと同じかばんに、合言葉のメモを入れないようにします
なくしたら、鍵を替える：その写しでは開けないように合言葉を替え、残りの写しを作り直します

写しを何本作ったか分からなくなった時点で、その鍵は、もう会社のものではありません。

社員が辞めるときにも

この台帳は、社員が辞めるときにも役立ちます。顧客の名簿をUSBで持ち出すことは、これまでも労務の現場で起きてきた問題です。AIの頭脳がUSBに入れば、辞める社員が持ち帰るのは名簿ではなく、仕事の仕方そのものになります。誰が写しを持っているかが台帳で分かっていれば、退職の日に、確実に返してもらえます。

さらに詳しく

写しの台帳の見本と、AI社員名簿の作り方は、書籍『引継ぎに、予定日はあるか』（【2026年12月発刊予定】、Kindle）に収録しています。記録には、iPhoneアプリ「【引継ぎ健康診断手帳】」をご利用ください。